Nyhetsbrev medarbetare - utgivning den 2 juni

Hej medarbetare Malå kommun!

Här kommer en ny utgivning av Malå kommuns nyhetsbrev till medarbetare.Vill du få tillgång till bladet i pappersformat så att ni kan göra det tillgängligt för medarbetare i t.ex. fikarummet hör då av dig till Linda Nystedt, e-post: kommunikator@mala.se

KOMMUNCHEFEN INFORMERAR

Från och med den 1 augusti övergår jag till den verksamhet som kallas för pension.

Jag vill tacka alla medarbetare, chefer, ansvariga och politiker som har kantat min väg
sedan den 13 augusti 2006 då jag började min anställning i Malå kommun.

Jag vill också passa på att önska alla en riktigt trevlig sommar!

På återseende!

LEDIGA TJÄNSTER - ÄR DU DEN VI SÖKER?

Vikariat Verksamhetsansvarig - Kultur 50% (Sista ansökningsdag idag den 2 juni)

Vaktmästare till MENI AB

Integrationsassistent 50%

Vik Förskollärare 100 %

Ekonomibiträde till Tjambos kök 100 %

Sommarvikariat inom Äldre- och handikappomsorgen

Deltidsbrandmän Malå och Norsjö Räddningstjänst

Socialsekreterare 100%

CENTRALISERAD ADMINISTRATION

Syfte och mål med centralisering av kommunens administration och öppnade av kontaktcenter

Alla medarbetare i Malå kommun har samma viktiga uppgift – att ge god service.

Detta sker i varje möte, i varje kontakt som den externa och interna kunden har med oss.

För att möta framtidens behov och de förväntningar som våra kunder har behöver vi förbättra och effektivisera servicen som vi ger till våra kunder.

Varför en centraliserad administration och kontaktcenter?

Här samlas det administrativa stödet och verksamhetsstödet för kommunens olika verksamheter. Genom att stödresurserna samlas i en gemensam funktion ges ökade förutsättningar för en kostnadseffektiv och rationell administration som samtidigt genom samordning blir mindre sårbar.

Centraliserad administration med Kontaktcenter är ett bärande motiv för den politiska organisationen och därmed även för tjänstemannaorganisationen där Malå kommuns invånare ska få största möjliga nytta av den kommunala verksamheten. Att förenkla kontaktvägarna för allmänheten och näringslivet till den kommunala servicen är i det här sammanhanget angeläget. Kontaktcenter ska erbjuda en väg in till funktioner som har frekvent utåtriktade kontakter och till samhällsinformatörer som ska kunna vägleda och svara på många frågor. Kontaktcenter kommer att erbjuda kontaktvägar via telefon, mail, chat, sociala medier samt personlig service när du besöker kommunhuset.

Växel

Malå kommun kommer fortsatt att ha en växelfunktion som nås via tfn: 0953-140 00. När du väljer att ringa Malå kommun via växeln så vägleder telefonisten dig till rätt funktion = kontaktcenter eller tjänsteperson ute i verksamheten.

Ombyggnation

Just nu bygger vi om i foajén i kommunhuset. Detta för att skapa förutsättningar för ett bra och säkert kundbemötande samt god arbetsmiljö för de medarbetare som bemannar centraliserad administration och kontaktcenter. Under tiden som vi bygger om kommer vi inte att ha en fysisk reception. Information om hur du kommer i kontakt med receptionist i kommunhuset kommer att finnas tillgänglig i foajén. Boka ditt möte med tjänsteperson innan du kommer. Du är varmt välkommen till oss!

Tidsplan

Målet är, om allt går som det ska med byggnationer och annat, att öppna upp portarna för Kontaktcenter i oktober eller november.

Frågor hänvisas till

Ella-Marit Pilto, tfn: 0953-140 15 eller e-post: ella-marit.pilto@mala.se
Linda Nystedt, tfn: 0953-140 27 eller e-post: linda.nystedt@mala.se

SEMESTERTIDER

Nu är den härliga sommaren här och för många av oss närmar sig semestertider.

Hur sätter vi kunden i fokus när många av oss inte finns på plats?

Kunden, både den interna och den externa, har rätt till god service även under semestertider.

Växeln och kommunhuset har vecka 25-32 öppet måndag-fredag kl 09.00-12.00 och 13.00-15.00. Växelns uppgift är att svara, koppla och ta meddelanden så att kunden blir uppringd. Det är viktigt att växeln har rätt uppgifter om vem som finns på plats och inte. Det kan vara så att en avdelning/enhet är bemannad t.ex. 3 av 5 arbetsdagar någon vecka. Tala då tydligt om detta i hänvisning så att telefonist kan berätta för kunderna när du/ni finns på plats.

Vad kan du och din arbetsplats göra för att bidra till bra service under sommaren?

Stäng inte hela avdelningar! Prata ihop er så att någon finns på plats under beslutade öppettider. Berätta gärna för växeln hur ni har planerat er arbetsplats.
Har du egen anknytning så är det viktigt att du hänvisar din anknytning med SEMESTER.
Har du en kollega på plats som kan ta dina samtal så lägger du ett alternativt svarställe. Det är viktigt att kollegan är medveten om att du flyttar över dina samtal. Behöver du hjälp med att hänvisa och/eller lägga alternativt svarställe är du välkommen att höra av dig till reception@mala.se så hjälper vi dig!
OBS! Kalenderkopplingen fungerar fortfarande inte så fortsatt måste vi lägga alla hänvisningar via TRION.
När det gäller E-post så är vi enligt lag skyldiga att läsa inkommen e-post varje dag (måndag-fredag). Om du inte kommer att läsa din e-post under din ledighet bör du lägga in en regel som skickar din e-post vidare till en kollega. Lägg alltid in ett frånvaromeddelande och om du skickat din e-post vidare till kollega så är det viktigt att du talar om det in ditt frånvaromeddelande. Manualer finns! Kontakta linda.nystedt@mala.se om du vill ha en manual. Är du osäker på vad du ska göra med din e-post pratar du ihop dig med din chef som fattar beslut.

SOMMARUPPEHÅLL

Nu gör nyhetsbrevet till medarbetare ett sommaruppehåll! Nästa manusstopp är den 30 augusti med utgivning den 1 september.

Har du frågor eller synpunkter som rör nyhetsbrevet är du välkommen att höra av dig till: kommunikator@mala.se